Organizacion y archivo de la documentación

• Los Impuestos, es muy importante tenerlos localizados y no sólo los del año en curso, ni tan siquiera los del año anterior; ya que pueden solicitarte hasta 5 años atrás. Cretate una carpeta que se llame IMPUESTOS y ves guardando todos los trimestres agrupándolos por modelo( 303,110,111,Impuesto Sociedades, etc) , puedes poner un post-it para separarlos y de esa forma al final del año tendrás del año XXXX todos los impresos agrupados por modelos  y a su vez agrupados por trimestres. Al final del año sólo tendrás que crear una carátula y una etiqueta con el año en cuestión y ya lo tendrás ordenado. Al año siguiente vas procediendo de la misma manera.

          A su vez puedes elegir entre ordenarlo en años crecientes o decrecientes, cuestión de gustos.

• Otro grupo a tener en cuenta son los contratos con clientes, mantenlos agrupados por clientes y año, de esa manera te será más fácil localizarlos.

• Con los contratos con proveedores procederemos con el mismo sistema que con los clientes.

• Un grupo que te generará gran cantidad de documentos son los extractos bancarios; grapa en cada hoja del extracto la documentación del mismo (ingresos, recibos de pagos, comisiones, etc) y una vez que lo tengas punteado ornedalo por fechas en una carpeta que se llame "Bancos". Si trabajas con varios bancos crea una subcarpeta con el nombre de cada uno y guarda la documentación correspondiente en cada subcarpeta.

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Ordenar facturas y albaranes

¿Has necesitado alguna vez un documento y no lo has encontrado o has tardado mucho en encontrarlo? Al principio a todos nos ha pasado, además justo el documento que necesitas es el que no aparece; pero esto no volverá a pasar.Existen una multitud de formas de organizar un archivo, posiblemente tantas como como empresas. Hoy te voy a hablar de la que a mí me ha funcionado durante años.
Lo primero que debes de tener claro es que tipo de documentación vas a necesitar tener más a mano y diferenciarla a su vez en subgrupos.

• Un  grupo a tener bien localizado son las facturas, tanto emitidas como recibidas. Las facturas emitidas normalmente se guardan en el programa que las genera y sólo se imprime la copia que se manda a los clientes, aún así es necesario tener localizable siempre los pedidos realizados por los clientes, así como los albaranes firmados. Lo mejor es grapar el pedido con el albarán correspondiente y una vez que lo has facturado puedes guardar todos los correspondientes a un mes en un sobre grande; te ocupará poco espacio y lo tendrá a mano.

•  Las Facturas recibidas o de proveedores, dependiendo del volumen de compras de la empresa, te ocuparan varias carpetas archivadoras; al principio de año, debes de ir creándote prestañas con los nombres de los proveedores y ordenarlos alfabéticamente, de esa forma cuando te vayan llegando las facturas las guardas en su casillero (el orden puede ser ascendente o descendente). Al final de año sacas los bloques con cuidado de que no se desordenen, lo atas con una goma y las guardas en una carpeta de archivo definitivo. De esta manera si en años posteriores necesitas una factura, seguirás teniéndolo ordenado y localizable. Etiqueta la carpeta con el nombre y el año. Junto a las facturas grapa también los pedidos y/o albaranes de las compras con las facturas a medida que te van llegando y las vas visando, así lo tendrás localizado si surge cualquier incidencia o reclamación.

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Por donde empezar para ordenar un archivo

Cuando nos encontramos con un archivo atrasado y compuesto por una montaña de "papeles", antes de cerrar la puerta y salir corriendo, mi primer consejo es NO agobiarse; ya... ya se que es muy fácil decirlo, pero con calma y un poco de paciencia ya verás como todo estará en su sitio antes de lo que te imaginas.

Vamos a despejar una mesa, si es grande mejor, puede servir la nuestra de trabajo, si no es muy grande ayudate de unas sillas.

Hemos de tener en cuenta lo siguiente:

• Si la documentación corresponde a 1 ó varios años.
• Que tipo de cronología vamos a utilizar:
• Ascendente : 1 de Enero abajo y el resto se va poniendo encima.
• Descendente: 1 de Enero arriba y el resto se pone debajo.

Si generas mucha documentación, tal vez te convenga separarlo por meses.

Si vamos a utilizar el orden alfabético.

El tipo de documentación nos vamos a encontrar.

• Impuestos
• Facturas
• Contratos
• Albaranes
• Pedidos
• Presupuestos
• Extractos bancarios
• Nóminas
• ETC.....

Para determinados casos (por ejemplo facturas de proveedores) yo recomiendo un método mixto, por orden alfabético y a su vez cada grupo se clasifica cronológicamente.

ahora ya puedes ir cogiendo pequeños grupos e ir haciendo una primera gran división, y dividirlo por años, no importa el tipo de documento. Al principio puede parecer complicado y es posible que pienses que vas a mover los papeles varias veces, y así será, pero te ayudará a familiarizarte con la documentación y a detectar algún posible error.

Ya que lo tenemos separado por años, vamos a ir creando unos grandes subgrupos de documentación (Albaranes, pedidos, facturas, contratos, nominas, etc....). Ten en cuenta quee ha los hemos visto antes y sabemos más o menos que "tenemos entre manos".

Ponte música que te guste, prepárate un café o un refresco... Y A ¡¡¡¡TRABAJAR!!!

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