COMO ELEGIR UN REGALO DE EMPRESA

Ya estamos en Noviembre y nos encontramos a poco más de mes y medio de las fiestas navideñas.

Es estas fechas a todos nos hace ilusión recibir regalos y a nuestros clientes también les gusta que nos acordemos de ellos y no solo para enviarles la factura. Normalmente siempre se nos suele echar el tiempo encima a la hora de elegir un detalle para nuestros clientes y terminamos regalando un bolígrafo que generalmente no pinta.

Siempre he pensado que para mi todos los clientes son iguales y tiene tanta importancia aquel que me llama y me da trabajo todos los días o el que me llama una vez al año para un trabajo puntual, en ambos valoro la fidelidad y que cada uno en su volumen confía en mí.

Lo primero que debemos hacer es elaborar una lista con el número de clientes con los que queremos tener un detalle y a partir de este dato asignar un presupuesto para saber cuanto nos podemos gastar.

Existen muchas empresas donde personalizan artículos de toda clase con tu logo, eso sí,  siempre debes incluir tu logotipo, nº de teléfono y si puedes incluir una tarjeta. Una buena idea es regalar material de oficina y escritorio ya que siempre lo tendrán encima de la mesa y tendrán tu teléfono a mano, como ejemplo están los bolígrafos ( asegúrate de que sean de buena calidad y que pinten bien, de esa forma no se desprenderá de él), los tacos de hojas, impresos con tus datos, para notas son otra excelente idea, los calendarios de mesa, cubiletes, porta notas, etc.....

No necesitas destinar mucho dinero pero asegúrate de que el regalo sea original, esté bien presentado y refleje algo de ti; el año pasado decidí optar por regalar a mis clientes una caja de jabones y ambientadores para su oficina que me preparó Mucho más que Jabón y la verdad es que quedaron encantados.

Para este año quiero seguir la línea de la artesanía y seguramente les obsequie con algún objeto de vidrio creado expresamente para ellos.

Si quieres ser original pásate por cualquier mercado artesano que tengas cerca y verá como te surgen un montón de ideas para que puedas quedar fenomenal con tus clientes y que relacionen siempre su buen hacer con tu buen gusto. Prepáralo con tiempo y quedaras como un auténtico Rey Mago.

¿Tienes alguna duda? No te quedes con ella, preguntame lo que necesites y te responderé lo antes posible. Si te ha parecido interesante el artículo... dejame un comentario, una valoración o mejor aún, compartelo. https://www.facebook.com/secretarias3e/ Gracias.

MAYOR CONTROL DE LA INSPECCION DE TRABAJO DE LAS HORAS EXTRAS Y EL TIEMPO DE TRABAJO

Hay veces que después de la vacaciones cuando reanudamos nuestro trabajo nos "relajamos" y puede pasar un tiempo en el que no prestemos demasiada atención al control horario de nuestros trabajadores. Grave Error.

La Inspección de trabajo en su Instrucción 3/2016 establece una campaña para el control del tiempo trabajado y horas extraordinarias de los trabajadores a tiempo completo.

Hasta ahora estas inspecciones se venían realizando con aquellos trabajadores con contratos a tiempo parcial y a partir de la publicación de dicha instrucción afecta también a los trabajadores a tiempo completo.

Las empresas que pueden verse mas afectadas son aquellas que cuentan de 4 a 50 trabajadores y en todas las comunidades excepto Cataluña y País Vasco.

Entre la documentación que se nos puede requerir están los contratos de los trabajadores, modificaciones de jornadas con su preaviso y justificantes de control horario. Las multas van desde los 626€ (Sanción leve en grado mínimo) a 187.515€  (Sanción muy grave en grado máximo).

Hay varios métodos para realizar el control de presencia, entre ellos el mas conocido es el reloj de fichar pero si no cuentas con uno de ellos no es necesario que salgas corriendo a comprar uno, puedes llevar ese control tu mismo pero con unas condiciones:

• Debe ser por escrito.
• Debe firmarlo el trabajador a la entrada y a la salida diariamente.
• Si la jornada es partida deberán realizarse 4 firmas diarias a la entrada y la salida de la mañana y a la entrada y la salida de la tarde.

En Secretari@s 3e disponemos de modelos de hojas de control.

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Por donde empezar para ordenar un archivo

Cuando nos encontramos con un archivo atrasado y compuesto por una montaña de "papeles", antes de cerrar la puerta y salir corriendo, mi primer consejo es NO agobiarse; ya... ya se que es muy fácil decirlo, pero con calma y un poco de paciencia ya verás como todo estará en su sitio antes de lo que te imaginas.

Vamos a despejar una mesa, si es grande mejor, puede servir la nuestra de trabajo, si no es muy grande ayudate de unas sillas.

Hemos de tener en cuenta lo siguiente:

• Si la documentación corresponde a 1 ó varios años.
• Que tipo de cronología vamos a utilizar:
• Ascendente : 1 de Enero abajo y el resto se va poniendo encima.
• Descendente: 1 de Enero arriba y el resto se pone debajo.

Si generas mucha documentación, tal vez te convenga separarlo por meses.

Si vamos a utilizar el orden alfabético.

El tipo de documentación nos vamos a encontrar.

• Impuestos
• Facturas
• Contratos
• Albaranes
• Pedidos
• Presupuestos
• Extractos bancarios
• Nóminas
• ETC.....

Para determinados casos (por ejemplo facturas de proveedores) yo recomiendo un método mixto, por orden alfabético y a su vez cada grupo se clasifica cronológicamente.

ahora ya puedes ir cogiendo pequeños grupos e ir haciendo una primera gran división, y dividirlo por años, no importa el tipo de documento. Al principio puede parecer complicado y es posible que pienses que vas a mover los papeles varias veces, y así será, pero te ayudará a familiarizarte con la documentación y a detectar algún posible error.

Ya que lo tenemos separado por años, vamos a ir creando unos grandes subgrupos de documentación (Albaranes, pedidos, facturas, contratos, nominas, etc....). Ten en cuenta quee ha los hemos visto antes y sabemos más o menos que "tenemos entre manos".

Ponte música que te guste, prepárate un café o un refresco... Y A ¡¡¡¡TRABAJAR!!!

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PRINCIPALES FUENTES DE FINANCIACION DE LA EMPRESA

¿Te has preguntado alguna vez de donde llega el dinero a la empresa?

Como bien sabes, el principal aporte de dinero que llega a la empresa es vía facturación, es decir, a través de la ventas que se realizan, pero hay veces en las que una empresa necesita otras fuentes de financiación, y aunque como administrativo no te corresponde decidir, sí conviene que lo conozca ya que puedes aportar un valor añadido a tu trabajo si sabes diferenciar y sobre todo gestionar la documentación que se genere.

La financiación te puede llegar por diversas formas, dependiendo de la cantidad que necesites financiar, para que lo vas a utilizar, del proyecto que tengas, de la experiencia o antiguedad del negocio, etc...

Los principales son:

• Sociedades de Capital Riesgo
• Préstamos
• Renting
• Leasing
• Subvenciones y otras ayudas
• Confirming
• Cuentas de créditos
• Descuento comercial
• Factoring
• Descubierto bancario
• Financiación a través de los proveedores.

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QUE ES UN CHEQUE Y QUE ES UN PAGARÉ Y COMO RELLENARLOS

¿No has rellenado nunca un cheque? Toma nota...

El cheque es un documento que permite al titular de una cuenta bancaria disponer de un dinero o servir como instrumento de pago a una tercera persona. Intervienen las siguientes personas:

• Librado: Es el banco o entidad donde tienes el dinero.
• Librado: Es la persona titular de la cuenta y que dipone de fondos. Es necesaria la firma en el documento.
• Tomador: Es la persona que tiene que recibir el importe del cheque.

CARACTERÍSTICAS

• Es una orden de pago a la vista.
• Debe de contener la denominación cheque en el documento.
• Debe de figurar el mandato de pagar una determinada cantidad en euros o moneda extranjera de cotización oficial. Si hay diferencias entre el importe escrito en números y el escrito en letras, se tendrá como válido el escrito en letra; y si hay diferencias entre las cantidades, ya sean en números o en letras, será válido la cantidad menor.
• Debe de contener el nombre del Librado (del banco)
• Lugar de pago.
• Fecha y lugar de emisión del cheque.
• Firma del que emite el cheque.

FORMAS DEL CHEQUE

• Nominativo: Se paga a una persona determinada.
• Al portador: Se paga a la persona que lo presenta al cobro.
• Cheque Conformado: Contiene la expresión "Certificado", "Conforme", etc..., firmado por la entidad financiera y acredita que existen fondos suficiente.
• Cheque Cruzado: Cuando se realizan dos barras paralelas en el anverso (parte de alante) y sirve para que sólo se pueda pagar a una entidad fianciera o cliente de ella (es decir, hay que ingrsarlo en una cuenta)
• Cheque a la orden: Se paga a la persona a la que se le endose. Un cheque nominativo puede ser cobrado por otra persona mediante el endoso.

PRESENTACION Y PAGO

El cheque será pagado en el momento de su presentación, siempre y cuando el librado tenga fondos suficientes aunque sea en una fecha anterior a la expresada en el documento. Si sólo tiene una parte, está obligado a entregar dicha parte, entonces se tratará de un pago parcial.


ACCIONES EN CASO DE IMPAGO

Cuando el cheque se ha presentado al pago en tiempo hábil y no se ha podido cobrar, el tenedor debe de acreditarlo mediante:

• Protesto notarial.
• Declaración del propio banco.
• Mediante declaración de la Cámara de Compensación, donde conste que el cheque ha sido presentado en tienpo hábil y no ha sido pagado.
• El tenedor puede reclamar el importe del cheque impagado, los intereses que se produzcan desde la fecha de presentación y por el importe pendiente, los gastos de protesto,correo, etc.

EL PAGARÉ

Es un documneto similar al cheque, pero con la salvedad de que hace mención al vencimiento. Si no llevara vencimiento se consideraría a la vista.


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QUE ES Y COMO RELLENAR UN ALBARAN

Una vez que el cliente nos ha formalizado el pedido, el vendedor debe de preparar los artículos o servicios a servir. Es aquí, en este momento donde aparece el sigiente documento administrativo: El Albarán, también denominado nota de entrega.

El albarán tiene la finalidad de justificar la salida de la mercancía del almacén y a su vez, justificar la entrega al comprador.

Cada empresa debe diseñar su albarán dependiendo de sus propias necesidades y el número de copias vendrá determinado por las necesidades propias de cada empresa; las copias suelen hacerse de diferentes colores y su destino suele ser:

• Al almacén, para acreditar la salida de la mercancía.
• Al departamento de ventas, para posteriormente emitir la factura.
• Al cliente, como justificante de la mercancía entregada.

Consta de los siguientes datos:

• Datos que identifiquen al vendedor.
• Número de pedido al que corresponde la mercancía.
• Fecha de entrega.
• Datos del comprador.
• Descripción de la mercancía.

El Albarán siempre debe de volver firmado al vendedor para justificar que el cliente ha recibido la mercancía y para posteriormente poder generar la factura.

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QUE ES Y COMO RELLENAR UN PEDIDO

El pedido: es el encargo que realiza un cliente a un proveedor, por el que se le proporciona a éste un producto o se le realiza un servicio, acordando las características, el plazo fijado y el precio, así como todas las condiciones convenidas.

Cuando un cliente, necesita un producto o servicio, debe hacer el corresponiente pedido al vendedor o proveedor, el pedido puede solicitarse de las siguientes formas:

• Personalmente: Un representante de la empresa compradora, se desplaza a la instalaciones del vendedor y formaliza el pedido.
• De palabra o por teléfono: El comprador se pone en contacto con el vendedor y solicita el pedido. Tanto comprador como vendedor deberán realizar el correspondiente documento para llevar el control del los artículos solicitados y poder contrastarlos a su recepción. Normalmente el comprador confirma el pedido por escrito.

Cada empresa deberá elaborar su propio documento de pedido, con el fomrato que más se adapte a sus necesidades, pero en él deberan de aparecer los siguientes datos:

• Número de orden: ayuda a identificar el documento y llevar su control.
• Fecha del pedido.
• Datos del comprador: Nombre, CIF, dirección completa, teléfono, quien realiza el pedido.
• Medio de la entrega: si es por cuenta del comprador o del vendedor, si hay embalajes, seguros, etc..
• Fecha y lugar de la entrega.
• Relación completa de los artículos, cantidades, referencia, precios, descuentos.
• Condiciones de pago.
• Firma del emisor.

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Documentos que se utilizan en la empresa

Para el buen funcionamiento de una empresa, desde la más pequeña hasta una gran multinacional, un administrativo realiza diariamente una serie de operaciones, normalmente son rutinarias, pero no por ello dejan de tener su importacia y cada una de estas operaciones llevan aparejadas la utilización de unos documentos específicos.


 Hay una serie de documentos básicos relacionados con las operaciones comerciales, que siguen un proceso completo, que empieza por el pedido y termina con el pago.

Dentro de estas relaciones comerciales con clientes y proveedores y para que la empresa pueda llevar un buen control, se utilizan los documentos relacionados con la compra-venta de bienes o con la prestación de servicios, así como la forma de pago y cobros de los mismos.

Normalmente se sigue este proceso:

• Primero el cliente realiza un pedido.
• El vendedor entrega la la mercancía con el albarán de entrega.
• El vendedor hace la factura de la entrega o entregas realizadas.
• El comprador paga la factura en la forma acordada y recibe del vendedor el recibo o justificante del pago.

Todo este papeleo debe realizarse de la manera más clara posible y llevarlo de la forma más ordenada para que pueda estar disponible y accesible a cualquier persona de la empresa que pueda necesitar la información.

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