Por donde empezar para ordenar un archivo

Cuando nos encontramos con un archivo atrasado y compuesto por una montaña de "papeles", antes de cerrar la puerta y salir corriendo, mi primer consejo es NO agobiarse; ya... ya se que es muy fácil decirlo, pero con calma y un poco de paciencia ya verás como todo estará en su sitio antes de lo que te imaginas.

Vamos a despejar una mesa, si es grande mejor, puede servir la nuestra de trabajo, si no es muy grande ayudate de unas sillas.

Hemos de tener en cuenta lo siguiente:

• Si la documentación corresponde a 1 ó varios años.
• Que tipo de cronología vamos a utilizar:
• Ascendente : 1 de Enero abajo y el resto se va poniendo encima.
• Descendente: 1 de Enero arriba y el resto se pone debajo.

Si generas mucha documentación, tal vez te convenga separarlo por meses.

Si vamos a utilizar el orden alfabético.

El tipo de documentación nos vamos a encontrar.

• Impuestos
• Facturas
• Contratos
• Albaranes
• Pedidos
• Presupuestos
• Extractos bancarios
• Nóminas
• ETC.....

Para determinados casos (por ejemplo facturas de proveedores) yo recomiendo un método mixto, por orden alfabético y a su vez cada grupo se clasifica cronológicamente.

ahora ya puedes ir cogiendo pequeños grupos e ir haciendo una primera gran división, y dividirlo por años, no importa el tipo de documento. Al principio puede parecer complicado y es posible que pienses que vas a mover los papeles varias veces, y así será, pero te ayudará a familiarizarte con la documentación y a detectar algún posible error.

Ya que lo tenemos separado por años, vamos a ir creando unos grandes subgrupos de documentación (Albaranes, pedidos, facturas, contratos, nominas, etc....). Ten en cuenta quee ha los hemos visto antes y sabemos más o menos que "tenemos entre manos".

Ponte música que te guste, prepárate un café o un refresco... Y A ¡¡¡¡TRABAJAR!!!

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QUE ES UN CHEQUE Y QUE ES UN PAGARÉ Y COMO RELLENARLOS

¿No has rellenado nunca un cheque? Toma nota...

El cheque es un documento que permite al titular de una cuenta bancaria disponer de un dinero o servir como instrumento de pago a una tercera persona. Intervienen las siguientes personas:

• Librado: Es el banco o entidad donde tienes el dinero.
• Librado: Es la persona titular de la cuenta y que dipone de fondos. Es necesaria la firma en el documento.
• Tomador: Es la persona que tiene que recibir el importe del cheque.

CARACTERÍSTICAS

• Es una orden de pago a la vista.
• Debe de contener la denominación cheque en el documento.
• Debe de figurar el mandato de pagar una determinada cantidad en euros o moneda extranjera de cotización oficial. Si hay diferencias entre el importe escrito en números y el escrito en letras, se tendrá como válido el escrito en letra; y si hay diferencias entre las cantidades, ya sean en números o en letras, será válido la cantidad menor.
• Debe de contener el nombre del Librado (del banco)
• Lugar de pago.
• Fecha y lugar de emisión del cheque.
• Firma del que emite el cheque.

FORMAS DEL CHEQUE

• Nominativo: Se paga a una persona determinada.
• Al portador: Se paga a la persona que lo presenta al cobro.
• Cheque Conformado: Contiene la expresión "Certificado", "Conforme", etc..., firmado por la entidad financiera y acredita que existen fondos suficiente.
• Cheque Cruzado: Cuando se realizan dos barras paralelas en el anverso (parte de alante) y sirve para que sólo se pueda pagar a una entidad fianciera o cliente de ella (es decir, hay que ingrsarlo en una cuenta)
• Cheque a la orden: Se paga a la persona a la que se le endose. Un cheque nominativo puede ser cobrado por otra persona mediante el endoso.

PRESENTACION Y PAGO

El cheque será pagado en el momento de su presentación, siempre y cuando el librado tenga fondos suficientes aunque sea en una fecha anterior a la expresada en el documento. Si sólo tiene una parte, está obligado a entregar dicha parte, entonces se tratará de un pago parcial.


ACCIONES EN CASO DE IMPAGO

Cuando el cheque se ha presentado al pago en tiempo hábil y no se ha podido cobrar, el tenedor debe de acreditarlo mediante:

• Protesto notarial.
• Declaración del propio banco.
• Mediante declaración de la Cámara de Compensación, donde conste que el cheque ha sido presentado en tienpo hábil y no ha sido pagado.
• El tenedor puede reclamar el importe del cheque impagado, los intereses que se produzcan desde la fecha de presentación y por el importe pendiente, los gastos de protesto,correo, etc.

EL PAGARÉ

Es un documneto similar al cheque, pero con la salvedad de que hace mención al vencimiento. Si no llevara vencimiento se consideraría a la vista.


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Documentos relacionados con el cobro y el pago

Una vez que hemos emitido la factura y entregado los artículos o servicios al comprador... sólo nos queda cobrarla.

El cobro de dicha factura se realizará de la forma acordada con el comprador y es recomendable hacer mención de ello en la factura. Puede ser de las siguientes formas:

• Contado: Se realiza en el momento de efectuarse a entrega de la mercancía, o en un corto plazo de tiempo (máximo unos 7 días). Tiene la ventaja para el vendedor de que puede disponer del dinero en un breve espacio de tiempo y tiene también la ventaja para el comprador de que puede obtener descuentos por pronto pago.

• Pago Aplazado: Es cuando se realiza una vez efectuada la entrega. También se ha establecido previamente el pacto entre el comprador y el vendedor. La ventaja para el comprador es que no necesita liquidez (disponer de efectivo) en ese momento. Los pagos con vencimiento inferior a 6 meses no llevan recargos ni intereses. Los documentos que se utilizan son:

• Letra de Cambio
• Cheque - Pagaré
• Recibo

Estos tres documentos (Letra de cambio, Cheque y pagaré) foerman parte de la categoría jurídica denominada título valor, puesto que incorpora al documento un derecho autónomo tan profundamente que no se puede entender el uno sin el otro y que se caracterizan por su transmisibilidad, su literalidad y autonomía.

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