Organizacion y archivo de la documentación

• Los Impuestos, es muy importante tenerlos localizados y no sólo los del año en curso, ni tan siquiera los del año anterior; ya que pueden solicitarte hasta 5 años atrás. Cretate una carpeta que se llame IMPUESTOS y ves guardando todos los trimestres agrupándolos por modelo( 303,110,111,Impuesto Sociedades, etc) , puedes poner un post-it para separarlos y de esa forma al final del año tendrás del año XXXX todos los impresos agrupados por modelos  y a su vez agrupados por trimestres. Al final del año sólo tendrás que crear una carátula y una etiqueta con el año en cuestión y ya lo tendrás ordenado. Al año siguiente vas procediendo de la misma manera.

          A su vez puedes elegir entre ordenarlo en años crecientes o decrecientes, cuestión de gustos.

• Otro grupo a tener en cuenta son los contratos con clientes, mantenlos agrupados por clientes y año, de esa manera te será más fácil localizarlos.

• Con los contratos con proveedores procederemos con el mismo sistema que con los clientes.

• Un grupo que te generará gran cantidad de documentos son los extractos bancarios; grapa en cada hoja del extracto la documentación del mismo (ingresos, recibos de pagos, comisiones, etc) y una vez que lo tengas punteado ornedalo por fechas en una carpeta que se llame "Bancos". Si trabajas con varios bancos crea una subcarpeta con el nombre de cada uno y guarda la documentación correspondiente en cada subcarpeta.

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Ordenar facturas y albaranes

¿Has necesitado alguna vez un documento y no lo has encontrado o has tardado mucho en encontrarlo? Al principio a todos nos ha pasado, además justo el documento que necesitas es el que no aparece; pero esto no volverá a pasar.Existen una multitud de formas de organizar un archivo, posiblemente tantas como como empresas. Hoy te voy a hablar de la que a mí me ha funcionado durante años.
Lo primero que debes de tener claro es que tipo de documentación vas a necesitar tener más a mano y diferenciarla a su vez en subgrupos.

• Un  grupo a tener bien localizado son las facturas, tanto emitidas como recibidas. Las facturas emitidas normalmente se guardan en el programa que las genera y sólo se imprime la copia que se manda a los clientes, aún así es necesario tener localizable siempre los pedidos realizados por los clientes, así como los albaranes firmados. Lo mejor es grapar el pedido con el albarán correspondiente y una vez que lo has facturado puedes guardar todos los correspondientes a un mes en un sobre grande; te ocupará poco espacio y lo tendrá a mano.

•  Las Facturas recibidas o de proveedores, dependiendo del volumen de compras de la empresa, te ocuparan varias carpetas archivadoras; al principio de año, debes de ir creándote prestañas con los nombres de los proveedores y ordenarlos alfabéticamente, de esa forma cuando te vayan llegando las facturas las guardas en su casillero (el orden puede ser ascendente o descendente). Al final de año sacas los bloques con cuidado de que no se desordenen, lo atas con una goma y las guardas en una carpeta de archivo definitivo. De esta manera si en años posteriores necesitas una factura, seguirás teniéndolo ordenado y localizable. Etiqueta la carpeta con el nombre y el año. Junto a las facturas grapa también los pedidos y/o albaranes de las compras con las facturas a medida que te van llegando y las vas visando, así lo tendrás localizado si surge cualquier incidencia o reclamación.

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Por donde empezar para ordenar un archivo

Cuando nos encontramos con un archivo atrasado y compuesto por una montaña de "papeles", antes de cerrar la puerta y salir corriendo, mi primer consejo es NO agobiarse; ya... ya se que es muy fácil decirlo, pero con calma y un poco de paciencia ya verás como todo estará en su sitio antes de lo que te imaginas.

Vamos a despejar una mesa, si es grande mejor, puede servir la nuestra de trabajo, si no es muy grande ayudate de unas sillas.

Hemos de tener en cuenta lo siguiente:

• Si la documentación corresponde a 1 ó varios años.
• Que tipo de cronología vamos a utilizar:
• Ascendente : 1 de Enero abajo y el resto se va poniendo encima.
• Descendente: 1 de Enero arriba y el resto se pone debajo.

Si generas mucha documentación, tal vez te convenga separarlo por meses.

Si vamos a utilizar el orden alfabético.

El tipo de documentación nos vamos a encontrar.

• Impuestos
• Facturas
• Contratos
• Albaranes
• Pedidos
• Presupuestos
• Extractos bancarios
• Nóminas
• ETC.....

Para determinados casos (por ejemplo facturas de proveedores) yo recomiendo un método mixto, por orden alfabético y a su vez cada grupo se clasifica cronológicamente.

ahora ya puedes ir cogiendo pequeños grupos e ir haciendo una primera gran división, y dividirlo por años, no importa el tipo de documento. Al principio puede parecer complicado y es posible que pienses que vas a mover los papeles varias veces, y así será, pero te ayudará a familiarizarte con la documentación y a detectar algún posible error.

Ya que lo tenemos separado por años, vamos a ir creando unos grandes subgrupos de documentación (Albaranes, pedidos, facturas, contratos, nominas, etc....). Ten en cuenta quee ha los hemos visto antes y sabemos más o menos que "tenemos entre manos".

Ponte música que te guste, prepárate un café o un refresco... Y A ¡¡¡¡TRABAJAR!!!

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¿SABES LO QUE ES UN RECIBO

¿Sabes lo que es un recibo?

Un recibo es un documento mediante el cual la persona que lo elabora y lo da reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que lo acepta.

No existe un modelo oficial, por lo que cada empresa debe elaborar los suyos.

Los recibos, generalmente, van en talonarios, aunque también puede hacerse en cualquier papel y en cualquier formato. Los recibos que van en talonario constan de dos partes:

1. El recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona como justificante del pago que ha realizado.
2. La matriz, es la parte que queda en el talonario y contiene los datos esenciales del recibo: número, nombre del pagador, cantidad y motivo del pago.

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