Organizacion y archivo de la documentación

• Los Impuestos, es muy importante tenerlos localizados y no sólo los del año en curso, ni tan siquiera los del año anterior; ya que pueden solicitarte hasta 5 años atrás. Cretate una carpeta que se llame IMPUESTOS y ves guardando todos los trimestres agrupándolos por modelo( 303,110,111,Impuesto Sociedades, etc) , puedes poner un post-it para separarlos y de esa forma al final del año tendrás del año XXXX todos los impresos agrupados por modelos  y a su vez agrupados por trimestres. Al final del año sólo tendrás que crear una carátula y una etiqueta con el año en cuestión y ya lo tendrás ordenado. Al año siguiente vas procediendo de la misma manera.

          A su vez puedes elegir entre ordenarlo en años crecientes o decrecientes, cuestión de gustos.

• Otro grupo a tener en cuenta son los contratos con clientes, mantenlos agrupados por clientes y año, de esa manera te será más fácil localizarlos.

• Con los contratos con proveedores procederemos con el mismo sistema que con los clientes.

• Un grupo que te generará gran cantidad de documentos son los extractos bancarios; grapa en cada hoja del extracto la documentación del mismo (ingresos, recibos de pagos, comisiones, etc) y una vez que lo tengas punteado ornedalo por fechas en una carpeta que se llame "Bancos". Si trabajas con varios bancos crea una subcarpeta con el nombre de cada uno y guarda la documentación correspondiente en cada subcarpeta.

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Ordenar facturas y albaranes

¿Has necesitado alguna vez un documento y no lo has encontrado o has tardado mucho en encontrarlo? Al principio a todos nos ha pasado, además justo el documento que necesitas es el que no aparece; pero esto no volverá a pasar.Existen una multitud de formas de organizar un archivo, posiblemente tantas como como empresas. Hoy te voy a hablar de la que a mí me ha funcionado durante años.
Lo primero que debes de tener claro es que tipo de documentación vas a necesitar tener más a mano y diferenciarla a su vez en subgrupos.

• Un  grupo a tener bien localizado son las facturas, tanto emitidas como recibidas. Las facturas emitidas normalmente se guardan en el programa que las genera y sólo se imprime la copia que se manda a los clientes, aún así es necesario tener localizable siempre los pedidos realizados por los clientes, así como los albaranes firmados. Lo mejor es grapar el pedido con el albarán correspondiente y una vez que lo has facturado puedes guardar todos los correspondientes a un mes en un sobre grande; te ocupará poco espacio y lo tendrá a mano.

•  Las Facturas recibidas o de proveedores, dependiendo del volumen de compras de la empresa, te ocuparan varias carpetas archivadoras; al principio de año, debes de ir creándote prestañas con los nombres de los proveedores y ordenarlos alfabéticamente, de esa forma cuando te vayan llegando las facturas las guardas en su casillero (el orden puede ser ascendente o descendente). Al final de año sacas los bloques con cuidado de que no se desordenen, lo atas con una goma y las guardas en una carpeta de archivo definitivo. De esta manera si en años posteriores necesitas una factura, seguirás teniéndolo ordenado y localizable. Etiqueta la carpeta con el nombre y el año. Junto a las facturas grapa también los pedidos y/o albaranes de las compras con las facturas a medida que te van llegando y las vas visando, así lo tendrás localizado si surge cualquier incidencia o reclamación.

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Por donde empezar para ordenar un archivo

Cuando nos encontramos con un archivo atrasado y compuesto por una montaña de "papeles", antes de cerrar la puerta y salir corriendo, mi primer consejo es NO agobiarse; ya... ya se que es muy fácil decirlo, pero con calma y un poco de paciencia ya verás como todo estará en su sitio antes de lo que te imaginas.

Vamos a despejar una mesa, si es grande mejor, puede servir la nuestra de trabajo, si no es muy grande ayudate de unas sillas.

Hemos de tener en cuenta lo siguiente:

• Si la documentación corresponde a 1 ó varios años.
• Que tipo de cronología vamos a utilizar:
• Ascendente : 1 de Enero abajo y el resto se va poniendo encima.
• Descendente: 1 de Enero arriba y el resto se pone debajo.

Si generas mucha documentación, tal vez te convenga separarlo por meses.

Si vamos a utilizar el orden alfabético.

El tipo de documentación nos vamos a encontrar.

• Impuestos
• Facturas
• Contratos
• Albaranes
• Pedidos
• Presupuestos
• Extractos bancarios
• Nóminas
• ETC.....

Para determinados casos (por ejemplo facturas de proveedores) yo recomiendo un método mixto, por orden alfabético y a su vez cada grupo se clasifica cronológicamente.

ahora ya puedes ir cogiendo pequeños grupos e ir haciendo una primera gran división, y dividirlo por años, no importa el tipo de documento. Al principio puede parecer complicado y es posible que pienses que vas a mover los papeles varias veces, y así será, pero te ayudará a familiarizarte con la documentación y a detectar algún posible error.

Ya que lo tenemos separado por años, vamos a ir creando unos grandes subgrupos de documentación (Albaranes, pedidos, facturas, contratos, nominas, etc....). Ten en cuenta quee ha los hemos visto antes y sabemos más o menos que "tenemos entre manos".

Ponte música que te guste, prepárate un café o un refresco... Y A ¡¡¡¡TRABAJAR!!!

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PRINCIPALES FUENTES DE FINANCIACION DE LA EMPRESA

¿Te has preguntado alguna vez de donde llega el dinero a la empresa?

Como bien sabes, el principal aporte de dinero que llega a la empresa es vía facturación, es decir, a través de la ventas que se realizan, pero hay veces en las que una empresa necesita otras fuentes de financiación, y aunque como administrativo no te corresponde decidir, sí conviene que lo conozca ya que puedes aportar un valor añadido a tu trabajo si sabes diferenciar y sobre todo gestionar la documentación que se genere.

La financiación te puede llegar por diversas formas, dependiendo de la cantidad que necesites financiar, para que lo vas a utilizar, del proyecto que tengas, de la experiencia o antiguedad del negocio, etc...

Los principales son:

• Sociedades de Capital Riesgo
• Préstamos
• Renting
• Leasing
• Subvenciones y otras ayudas
• Confirming
• Cuentas de créditos
• Descuento comercial
• Factoring
• Descubierto bancario
• Financiación a través de los proveedores.

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¿SABES LO QUE ES UN RECIBO

¿Sabes lo que es un recibo?

Un recibo es un documento mediante el cual la persona que lo elabora y lo da reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que lo acepta.

No existe un modelo oficial, por lo que cada empresa debe elaborar los suyos.

Los recibos, generalmente, van en talonarios, aunque también puede hacerse en cualquier papel y en cualquier formato. Los recibos que van en talonario constan de dos partes:

1. El recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona como justificante del pago que ha realizado.
2. La matriz, es la parte que queda en el talonario y contiene los datos esenciales del recibo: número, nombre del pagador, cantidad y motivo del pago.

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QUE ES UN CHEQUE Y QUE ES UN PAGARÉ Y COMO RELLENARLOS

¿No has rellenado nunca un cheque? Toma nota...

El cheque es un documento que permite al titular de una cuenta bancaria disponer de un dinero o servir como instrumento de pago a una tercera persona. Intervienen las siguientes personas:

• Librado: Es el banco o entidad donde tienes el dinero.
• Librado: Es la persona titular de la cuenta y que dipone de fondos. Es necesaria la firma en el documento.
• Tomador: Es la persona que tiene que recibir el importe del cheque.

CARACTERÍSTICAS

• Es una orden de pago a la vista.
• Debe de contener la denominación cheque en el documento.
• Debe de figurar el mandato de pagar una determinada cantidad en euros o moneda extranjera de cotización oficial. Si hay diferencias entre el importe escrito en números y el escrito en letras, se tendrá como válido el escrito en letra; y si hay diferencias entre las cantidades, ya sean en números o en letras, será válido la cantidad menor.
• Debe de contener el nombre del Librado (del banco)
• Lugar de pago.
• Fecha y lugar de emisión del cheque.
• Firma del que emite el cheque.

FORMAS DEL CHEQUE

• Nominativo: Se paga a una persona determinada.
• Al portador: Se paga a la persona que lo presenta al cobro.
• Cheque Conformado: Contiene la expresión "Certificado", "Conforme", etc..., firmado por la entidad financiera y acredita que existen fondos suficiente.
• Cheque Cruzado: Cuando se realizan dos barras paralelas en el anverso (parte de alante) y sirve para que sólo se pueda pagar a una entidad fianciera o cliente de ella (es decir, hay que ingrsarlo en una cuenta)
• Cheque a la orden: Se paga a la persona a la que se le endose. Un cheque nominativo puede ser cobrado por otra persona mediante el endoso.

PRESENTACION Y PAGO

El cheque será pagado en el momento de su presentación, siempre y cuando el librado tenga fondos suficientes aunque sea en una fecha anterior a la expresada en el documento. Si sólo tiene una parte, está obligado a entregar dicha parte, entonces se tratará de un pago parcial.


ACCIONES EN CASO DE IMPAGO

Cuando el cheque se ha presentado al pago en tiempo hábil y no se ha podido cobrar, el tenedor debe de acreditarlo mediante:

• Protesto notarial.
• Declaración del propio banco.
• Mediante declaración de la Cámara de Compensación, donde conste que el cheque ha sido presentado en tienpo hábil y no ha sido pagado.
• El tenedor puede reclamar el importe del cheque impagado, los intereses que se produzcan desde la fecha de presentación y por el importe pendiente, los gastos de protesto,correo, etc.

EL PAGARÉ

Es un documneto similar al cheque, pero con la salvedad de que hace mención al vencimiento. Si no llevara vencimiento se consideraría a la vista.


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QUE ES UNA LETRA DE CAMBIO, CARACTERÍSTICAS Y COMO RELLENARLA

¿Has tenido que rellenar alguna vez una letra de cambio? Vamos a ver como es más fácil de lo que pueda parecer. Hay que tener en cuenta unos conceptos básicos:

La letra de cambio es un título - valor, por el cual una persona (librador), ordena a otra (librado), que pague una determinada cantidad a una tercera persona (tenedor), en una fecha y lugar determinados, quedando obligados solidariamente todos los mandantes.
                     

LIBRADOR (ordena al) LIBRADO (que pague al) TENEDOR

1. Librador: Es la persona que crea y extiende la letra.
2. Librado: Es la persona a la que el librado ordena que efectúe el pago (El que tiene que pagar), normalmente es un banco
3. Tenedor: es la persona que posee la letra y que la cobrará al vencimiento.

El Tenedor puede endosar (entregar) la letra a otro para que pueda cobrarla (quien tiene que recibir el pago del librado). Puede darse el caso de que el librador y el tenedor sean la misma persona, o que lo sean el librador y el librado.

VAMOS A CREAR LA LETRA DE CAMBIO 

Es un título formal, porque necesita que se cumplan una serie de requisitos de forma escrita, vamos a verlos:

• Como hemos dicho, toda persona que firma la letra, queda obligada solidariamente frente al tenedor.
• No se puede alterar su contenido.
• La Letra debe de extenderse en papel timbrado según su cuantía; si el vencimiento fuera superior a 6 meses, el papel timbrado será el correspondiente al doble de su valor.
• Debe de contener la denominación de letra de cambio en el texto y estar expresada en el idioma empleado para su redacción.
• Debe de contener el mandato de pagar (no es una promesa de pago, por lo que debe de figurar el nombre del tomador) una suma determinada en euros o cualquier moneda extranjera sujeta a cotización oficial.
• Debe de contener la cantidad a pagar: si hay diferencias entre lo escrito en número y lo escrito en letra, será válido lo escrito en letra.
• Debe de figurar el nombre de la persona que ha de pagar, es decir, del librado.
• Debe constar el vencimiento, es decir, la fecha en la que se va a realizar el pago. Este puede ser:
• A fecha Fija: cuando se especifica una fecha determinada (Por ejemplo el 25 de junio de 20--)
• A un plazo contado desde la fecha: El día de vencimiento se contará tomando como referencia la fecha de expedición del título. (Por ejemplo a 60 día; si tomamos como referencia la fecha anterior, 25 de junio de 20-- habrá que contar 60 día desde esa fecha, lo que nos daría como fecha para presentar la letra el 24 de Agosto de 20--)
• A la vista: El pago se realizará cuando se presente por el poseedor de la misma. El plazo máximo es de 1 año.
• A un plazo desde la vista: El plazo empezará a contar desde su aceptación.
• Si no consta el vencimiento expreso se considerará pagadera a la vista (es decir, cuando se presente al cobro)
• Constará también el lugar donde se ha de efectuar el pago. Si no pone nada, se entenderá que es el domicilio del librado. Normalmente, se deja en blanco hasta la aceptación. Si se trata de una persona física bastará con poner su nombre y dirección. Ese espacio se rellena de la siguiente manera:
• Persona o entidad: Nombre de la persona, banco o caja.
• Dirección: Sucursal y provincia.
• Población: Provincia y código postal.
• CCC: Código de Cuenta de Cliente, los 20 dígitos de la cuenta.
• Cláusulas: Es un espacio destinado a poner, si se quiere, alguna cláusula en letra. Lo más frecuente es la des "Sin Gastos", que significa que no es necesario protestar la letra por falta de aceptación o pago. El protesto es un acto notarial y debe hacerse en los 5 días hábiles siguientes al vencimiento.
• Nombre y domicilio del librado.
• Nombre, domicilio y firma del librador. La firma es esencial.
• Aceptación: Es el acto por que que el librado se compromete al pago de la letra al vencimiento, lo realiza mediante su firma. Hasta la aceptación el librado no tiene contraída ninguna obligación, pero mediante la aceptación se obliga a pagar la letra a su vencimiento.
• Aval: Viene recogido en el reverso. Garantiza el pago total o parcial de la letra por una persona en el caso de que no lo haga el librado. El Avalista es la persona que presta el aval y el avalado es la persona a la que se presta el aval.
• Endoso:Si el tomador de la letra no puede o no quiere encargarse de su cobro, puede ceder este derecho a otra persona mediante el endoso. Una letra de cambio puede endosarse tantas veces como se quiera.

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Documentos relacionados con el cobro y el pago

Una vez que hemos emitido la factura y entregado los artículos o servicios al comprador... sólo nos queda cobrarla.

El cobro de dicha factura se realizará de la forma acordada con el comprador y es recomendable hacer mención de ello en la factura. Puede ser de las siguientes formas:

• Contado: Se realiza en el momento de efectuarse a entrega de la mercancía, o en un corto plazo de tiempo (máximo unos 7 días). Tiene la ventaja para el vendedor de que puede disponer del dinero en un breve espacio de tiempo y tiene también la ventaja para el comprador de que puede obtener descuentos por pronto pago.

• Pago Aplazado: Es cuando se realiza una vez efectuada la entrega. También se ha establecido previamente el pacto entre el comprador y el vendedor. La ventaja para el comprador es que no necesita liquidez (disponer de efectivo) en ese momento. Los pagos con vencimiento inferior a 6 meses no llevan recargos ni intereses. Los documentos que se utilizan son:

• Letra de Cambio
• Cheque - Pagaré
• Recibo

Estos tres documentos (Letra de cambio, Cheque y pagaré) foerman parte de la categoría jurídica denominada título valor, puesto que incorpora al documento un derecho autónomo tan profundamente que no se puede entender el uno sin el otro y que se caracterizan por su transmisibilidad, su literalidad y autonomía.

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QUE ES Y COMO RELLENAR UNA FACTURA

Una vez que tenemos la mercancía servida, debe de formalizarse la compra-venta.

Todos los empresarios y profesionales deben de emitir facturas por las actividades que realicen.

Para realizarla debemos cotejar previamente el pedido con el albarán y aplicar el precio que corresponda. Debe de realizarse por duplicado, una copia para el comprador y otra para el vendedor.

Una vez realizada se le presenta al comprador, en la factura deben de reflejarse entre otros los siguientes datos:

• Nombre y apellidos o razón social del vendedor, CIF y domicilio.
• Nombre y apellidos o razón social del comprador, CIF y domicilio.
• Número  de factura.
• Fecha de la factura.
• Número de albarán o albaranes de referencia.
• Cantidad.
• Referencia.
• Descripción de los artículos.
• Precio.
• Descuentos si los hubiera
• Impuestos
• Retenciones

NOTAS A TENER EN CUENTA:

• En una factura se pueden facturar las operaciones realizadas para un mismo cliente en el plazo máximo de un mes.
• Todos los empresarios y profesionales deben de llevar obligatoriamente un Libro de Facturas Emitidas y un Libro de Facturas recibidas.
• El orden de las facturas debe de ser correlativo, tanto en nº de orden como en fecha.

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QUE ES Y COMO RELLENAR UN ALBARAN

Una vez que el cliente nos ha formalizado el pedido, el vendedor debe de preparar los artículos o servicios a servir. Es aquí, en este momento donde aparece el sigiente documento administrativo: El Albarán, también denominado nota de entrega.

El albarán tiene la finalidad de justificar la salida de la mercancía del almacén y a su vez, justificar la entrega al comprador.

Cada empresa debe diseñar su albarán dependiendo de sus propias necesidades y el número de copias vendrá determinado por las necesidades propias de cada empresa; las copias suelen hacerse de diferentes colores y su destino suele ser:

• Al almacén, para acreditar la salida de la mercancía.
• Al departamento de ventas, para posteriormente emitir la factura.
• Al cliente, como justificante de la mercancía entregada.

Consta de los siguientes datos:

• Datos que identifiquen al vendedor.
• Número de pedido al que corresponde la mercancía.
• Fecha de entrega.
• Datos del comprador.
• Descripción de la mercancía.

El Albarán siempre debe de volver firmado al vendedor para justificar que el cliente ha recibido la mercancía y para posteriormente poder generar la factura.

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QUE ES Y COMO RELLENAR UN PEDIDO

El pedido: es el encargo que realiza un cliente a un proveedor, por el que se le proporciona a éste un producto o se le realiza un servicio, acordando las características, el plazo fijado y el precio, así como todas las condiciones convenidas.

Cuando un cliente, necesita un producto o servicio, debe hacer el corresponiente pedido al vendedor o proveedor, el pedido puede solicitarse de las siguientes formas:

• Personalmente: Un representante de la empresa compradora, se desplaza a la instalaciones del vendedor y formaliza el pedido.
• De palabra o por teléfono: El comprador se pone en contacto con el vendedor y solicita el pedido. Tanto comprador como vendedor deberán realizar el correspondiente documento para llevar el control del los artículos solicitados y poder contrastarlos a su recepción. Normalmente el comprador confirma el pedido por escrito.

Cada empresa deberá elaborar su propio documento de pedido, con el fomrato que más se adapte a sus necesidades, pero en él deberan de aparecer los siguientes datos:

• Número de orden: ayuda a identificar el documento y llevar su control.
• Fecha del pedido.
• Datos del comprador: Nombre, CIF, dirección completa, teléfono, quien realiza el pedido.
• Medio de la entrega: si es por cuenta del comprador o del vendedor, si hay embalajes, seguros, etc..
• Fecha y lugar de la entrega.
• Relación completa de los artículos, cantidades, referencia, precios, descuentos.
• Condiciones de pago.
• Firma del emisor.

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Documentos que se utilizan en la empresa

Para el buen funcionamiento de una empresa, desde la más pequeña hasta una gran multinacional, un administrativo realiza diariamente una serie de operaciones, normalmente son rutinarias, pero no por ello dejan de tener su importacia y cada una de estas operaciones llevan aparejadas la utilización de unos documentos específicos.


 Hay una serie de documentos básicos relacionados con las operaciones comerciales, que siguen un proceso completo, que empieza por el pedido y termina con el pago.

Dentro de estas relaciones comerciales con clientes y proveedores y para que la empresa pueda llevar un buen control, se utilizan los documentos relacionados con la compra-venta de bienes o con la prestación de servicios, así como la forma de pago y cobros de los mismos.

Normalmente se sigue este proceso:

• Primero el cliente realiza un pedido.
• El vendedor entrega la la mercancía con el albarán de entrega.
• El vendedor hace la factura de la entrega o entregas realizadas.
• El comprador paga la factura en la forma acordada y recibe del vendedor el recibo o justificante del pago.

Todo este papeleo debe realizarse de la manera más clara posible y llevarlo de la forma más ordenada para que pueda estar disponible y accesible a cualquier persona de la empresa que pueda necesitar la información.

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